ZM Как не вызвать кринж у партнеров или правила деловой переписки для арбитражников

Источник

Сегодня онлайн-переписки — это основной канал бизнес-коммуникации, особенно в диджитал-сфере. И арбитраж трафика, конечно, не является исключением. В основном, общение с партнерами происходит в чатах мессенджеров, и в таких условиях очень важно не забывать про правила и этику деловой переписки, которая играет важную роль в установлении и поддержании бизнес-связей. Поэтому сегодня мы хотим поговорить с вами о том, что нужно помнить во время рабочих переписок.

Почему деловая коммуникация важна в арбитраже​

​

Репутационная история​

Во-первых, когда мы ведем рабочую переписку с партнерами или клиентами, как правило, мы представляем определенную компанию, и поэтому нужно помнить, что эмоции партнеров, вызванные общением с нами будут влиять на их представление о нашей компании в целом. Если им что-то не понравится, они легко найдут площадку, чтобы рассказать об этом широкой аудитории, поэтому в ваших интересах минимизировать такие риски.

Во избежание недопонимания​

Если вы можете четко и ясно выражать свои мысли в переписке, у вас не будет возникать недопонимание и недосказанность в общении с партнерами (во всяком случае, по вашей вине). Это может уберечь вас от конфликтных ситуаций, а в случае их возникновения — быстро расставить все точки над і и отстоять интересы своей компании.

Оценка ваших компетенций​

Когда вы общаетесь с партнерами, они постоянно оценивают ваше поведение: можно ли вам доверить решение их задач, понимаете ли вы их запросы, можно ли с вами договориться, насколько вы адекватны и разбираетесь ли вы в том, чем занимаетесь. Одна ошибка — и это ваш провал. Очень легко подорвать к себе доверие или, по крайней мере, заставить партнера сомневаться в ваших компетенциях.

Личный бренд​

Если вы ведете переписку не от лица компании, и ваши собеседники видят ваше имя и, может, даже фото, то вы не только общаетесь в интересах компании, но и формируете свой личный бренд. Если вам удастся создать о себе представление, как о грамотном, отзывчивом и толковом специалисте, то это может помочь вам в будущем, если вам потребуется доверие и поддержка людей из комьюнити.

Правила деловой переписки​

Вообще общение в арбитраже достаточно живое и гибкое. Будет странно, если здесь мы будем рассказывать о том, как выглядит структура письма в бизнес-переписке, ведь (давайте будем честны) зачастую это уже лишняя формальность. И все же есть несколько правил, соблюдение которых может существенно улучшить ваши бизнес-коммуникации.

Соблюдайте тон и форму делового общения​

В деловой переписке важно соблюдать профессиональный тон и форму общения. Избегайте слишком фамильярных или неуместных выражений, а также используйте формальный (в меру, без перегибов) стиль написания, по крайней мере, если вы не уверены, что вы с собеседником находитесь на одной волне. Однако даже если вам показалось, что вы поймали какой-то «коннект» и уже почти стали лучшими друзьями, это чувство может быть обманчивым. Поэтому лучше выдерживайте тон общения в течение всей переписки.

Помните, что общение стоит начинать с приветствия и обращения к человеку по имени. Да, это всего лишь соблюдение формальностей, но вы никогда не знаете, для кого они могут быть очень значимыми.

Четко формулируйте мысли​

В переписке с партнерами важно четко и ясно формулировать свои мысли и требования, чтобы не возникало недопонимание. Особенно это значимо во время согласования определенных договоренностей, когда на кону деньги: ваши или партнера — неважно. В таких ситуациях недосказанность и недопонимание могут стать причиной для прерывания вашего бизнес-сотрудничества и коммуникации, в целом.

Будьте невозмутимы​

Всегда будьте готовы к конструктивному диалогу и обсуждению возможных вариантов решения проблем, особенно если таковые уже возникли. Держите лицо, оставайтесь вежливы, помните о важности сохранения репутации, как вашей, так и компании. Ну, и учитывайте то, что в нашем комьюнити все очень любят скриншоты, и то, что помечено как «прочитанное», топором уже не вырубить.

Следите за грамматикой и орфографией​

Важно следить за правильностью грамматики и орфографии, чтобы не создавать ненужных препятствий в понимании информации. Да, для кого-то главное, чтобы трафик лился, и пусть общается себе этот партнер как общается — мы же не олимпиаду здесь пишем. Однако некоторым людям (и это немало людей) важно, чтобы их собеседник писал грамотно, так как для них это что-то говорит об уровне его/ее интеллекта и о том, можно ли к этому собеседнику относиться серьезно.

Своевременно отвечайте ​

Старайтесь отвечать на входящие сообщения сразу, как появляется такая возможность. Не откладывайте это на потом. Ваш ответ может требоваться срочно. Хотя бы отвечайте на сообщения в тот же день, когда вы их получили. Помните, что чаша терпения в один момент может переполниться у любого, и вы либо потеряете клиента/партнера, либо получите от него множество негатива (причем, вероятно, обходными путями, через сплетни о том, как вы выполняете свои обязательства спустя рукава).

​

Перечитайте еще раз​

Золотое правило: перед отправкой сообщения всегда перечитывайте, что же такое вы там написали. Возможно, вы невероятно грамотный и эрудированный человек, но очень часто достаточно отвлечься на пару секунд, задуматься или поторопиться, чтобы в сообщении появилась куча опечаток.

Заключение​

Навык деловой переписки сделает ваши бизнес-коммуникации более эффективными, а также может помочь улучшить ваши отношения с партнерами и клиентами. А личной мотивацией, чтобы прокачать этот навык, может стать повышение шансов на повышение (или уменьшение шансов стать мемом в комьюнити).

Успехов в работе!